Procedury wewnętrzne UM w Augustowie
PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W URZĘDZIE MIEJSKIM W AUGUSTOWIE
§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. W wykonaniu obowiązków przewidzianych Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) ustala się niniejszą procedurą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Celem niniejszej procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych.
2. W związku z przyjęciem niniejszej procedury obowiązują następujące definicje:
a) Informacja o naruszeniu prawa – informacja, w tym uzasadnienie podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie, w której Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji, a poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, w którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z praca, lub informację dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia prawa,
b) Kanał zgłoszeń- ustanowiony w Podmiocie bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń wewnętrznych,
c) Procedura- niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
d) Podmiot- Urząd Miejski w Augustowie
e) Sygnalista- osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834), żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248) oraz osób, które uzyskały informacje w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ustaniu takiego stosunku pracy.
f) Ujawnienie publiczne- podanie informacji o naruszeniu prawa przez Sygnalistę do wiadomości publicznej,
g) Zespół- osoba lub osoby w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz osoby w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu upoważnione do podejmowania działań następczych, w tym weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazywanie Sygnaliście informacji zwrotnej.
h) Zgłoszenie- informacja przekazana Podmiotowi przez Sygnalistę dotycząca powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa,
i) Zgłoszenie zewnętrzne- informacja przekazana przez Sygnalistę Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub organowi publicznemu dotycząca powzięcia przez niego informacji o naruszeniu prawa,
j) Działanie odwetowe – rozumie się przez to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem i które narusza lub może naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządza, lub może wyrządzić Sygnaliście nieuzasadnioną szkodę, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko Sygnaliście.
3. Informacje o naruszeniu prawa objęte zakresem niniejszej Procedury dotyczą obszarów wskazanych w art. 3 ust. 1 ustawy:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela – występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
4. Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia ustawy o pracownikach samorządowych, Kodeksu etyki pracownika samorządowego oraz Kodeksu etyki obowiązującego w Podmiocie.
§ 2. USTALONE KANAŁY ZGŁOSZEŃ
1. W celu dokonania zgłoszenia wewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonych przez Podmiot następujący Kanał Zgłoszeń:
a) elektroniczny system o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem https://augustow.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online do składania Zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde Zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany Sygnaliście. Dzięki numerowi Zgłoszenia Sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez Podmiot.
2. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w niniejszej Procedurze Kanałów Zgłoszeń, nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w Procedurze.
3. Ustalone Kanały Zgłoszeń nie dotyczą Zgłoszenia zewnętrznego, które Sygnalista może dokonać do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
§ 3. DOKONYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Zgłoszenie powinno zawierać:
a) dane Sygnalisty i sposób kontaktu z Sygnalistą,
b) dane osoby, której dotyczy Zgłoszenie,
c) kategorię naruszenia prawa,
d) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa,
e) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia,
f) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.
2. Sygnalista przed dokonaniem Zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą Procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
3. Podmiot nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. Dane osobowe Sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości Sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy Zgłoszenie, pkt 4 powyżej nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości Sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
6. W celu rozpatrzenia Zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez Sygnalistę informacji przekazanych w Zgłoszeniu. W takiej sytuacji Podmiot ma prawo skontaktować się z Sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.
§ 4. PRZYJMOWANIE ORAZ ROZPATRYWANIE ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
1. Przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych i kontakt z Sygnalistą został powierzony Zespołowi upoważnionemu przez Podmiot.
2. Po złożeniu Zgłoszenia, Sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania Zgłoszenia.
3. Po otrzymaniu i potwierdzeniu Zgłoszenia, Zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Na tym etapie Zespół ma prawo zwrócić się do Sygnalisty o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
4. Zespół może odstąpić od rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy Zgłoszenie jest sposób oczywisty nieprawdziwe lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od Sygnalisty niezbędnych informacji do rozpatrywania Zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
5. Jeśli przedmiotem Zgłoszenia jest informacja o naruszeniu prawa, a posiadane dane pozwalają ocenić Zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w Podmiocie, Zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
6. Zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter Zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może być zostać powołany jako członek Zespołu w przypadku, kiedy jest osobą należącą do struktury organizacyjnej Podmiotu. W takim wypadku Podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy Ekspert nie należy do struktury Podmiotu, nie jest on członkiem Zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu, ani żadne informację pozwalające na ustalenie tożsamości Sygnalisty, czy osób wskazanych w Zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.
7. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy Zgłoszenia, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania Zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka Zespołu Podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia Zgłoszenia, jeśli inni członkowie Zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć Zgłoszenia.
8. Zespół, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej Procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928).
9. Zespół chroni Sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie Sygnaliście, powiązane z Sygnalistą czy pomagające mu dokonać Zgłoszenia.
10. W celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Zespół ma prawo przeprowadzić poufne spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami, w szczególności wymienionymi w Zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa.
11. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.
§ 5. PODEJMOWANIE DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
1. Po zakończeniu czynności wyjaśniających Zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy Zgłoszenie okaże się niezasadne.
2. W ramach działań następczych Zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne wobec osoby, która dopuściła się naruszenia prawa. W szczególności może polegać ono na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesienie oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu dochodzenie roszczeń w stosunku do osoby, która dopuściła się naruszenia prawa.
3. Zadaniem Zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
4. Jeśli Zespół składa się z kilku osób, decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów, ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego Zespołu.
5. W ciągu 3 miesięcy od dnia potwierdzenia Zgłoszenia Zespół przekazuje Sygnaliście informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody tych działań. W przypadku nieprzekazania Sygnaliście potwierdzenia Zgłoszenia, termin wskazany w zdaniu pierwszym liczony jest od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 6. PROWADZENIE REJESTRU ZGŁOSZEŃ
1. Zespół zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego Zgłoszenia.
2. Rejestr zgłoszeń zawiera:
a) numer zgłoszenia,
b) przedmiot naruszenia,
c) dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
d) adres do kontaktu Sygnalisty,
e) datę dokonania Zgłoszenia,
f) informację o podjętych działaniach następczych.
g) datę zakończenia sprawy.
3. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a wszelkie informacje dotyczące Zgłoszenia przechowywane są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 7. OCHRONA SYGNALISTY I INNYCH OSÓB, ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH
1. Zakazane jest podejmowania jakichkolwiek działań bądź groźby czy próby takich działań odwetowych zmierzających do utrudnienia Sygnaliście, osobie powiązanej z Sygnalistą lub osobie, która pomogła Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez Sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.
2. Zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego Zgłoszenia oraz jest obowiązany do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości Sygnalisty.
3. Osoby wskazane w § 7. ust. 1 powyżej uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia Zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.
4. Sygnalista oraz osoby wskazane w § 7. ust. 1 powyżej, wobec których dopuszczono się działań odwetowych mają prawo do:
a) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub
b) zadośćuczynienia.
5. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§ 8. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą Sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 9. PRZEPISY KARNE
1. Kto uniemożliwia lub istotnie utrudnia innej osobie dokonanie Zgłoszenia podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jeśli osoba ta stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
2. Kto podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu Zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli osoba podejmująca działania odwetowe działa w sposób uporczywy podlega karze pozbawienia wolności do 3 lat.
3. Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
4. Kto dokonuje Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Nieważne są postanowienia układów zbiorowych pracy, porozumień zbiorowych, wewnętrznych regulaminów i statutów, umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego lub ujawnienia publicznego bądź przewidują stosowanie środków odwetowych.
2. Podmiot udostępnia niniejszą Procedurę do wglądu w miejscu ogólnodostępnym dla Pracowników i osób współpracującym oraz przekazuje informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy osobom ubiegającym się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy bądź usług lub pełnienia funkcji czy służby w Podmiocie.
3. Niniejsza Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w Podmiocie.